Naponta tartanak workshopnak nevezett rendezvényeket, ahol valaki valamit bemutat, elmesél, meg akar tanítani, vagy el akar adni. Itt változó létszámban, jellemzően ezért előre fizető emberek gyűlnek össze. Nincs ezekkel semmi gond, csak egy: hiába hirdetik így, nevükkel ellentétben ezek nem workshopok. De akkor mik azok?

Kitalált szereplőnk Éva, aki hosszú évek kemény munkájával elkészített egy forradalmi, inspiráló kártyacsomagot, amit az élet számtalan területén lehet használni. Büszke arra mit alkotott és hisz abban, hogy ezzel másoknak is segíthet. Elérkezettnek látja az időpontot, hogy termékét a nagyérdeműnek is bemutassa. Úgy gondolja, ezzel mások életén is segít, és az eseménnyel mindenki nyer – ő jó érzéssel, élménnyel és a részvételi díjjal gazdagodik, a hallgatóság pedig tanul, inspirálódik, megismer valami újat. Gábor tudja, miként lehet embereket azonnal motiválttá tenni, megtalálta hozzájuk a varázslatos piros gombot, ami után a cég minden alkalmazottja szinte szétszakad a lelkesedéstől. Ezzel a tudással pénzt is kereshet. Mindketten lefoglalnak egy trendi helyszínt, csinálnak facebook eventet és lelkesen várják workshopjukra a jelentkezőket. Talán nem is tudják, hogy amit szerveznek sok minden lehet, de workshop nem.

Az akadémikus fogalmi meghatározások, definíciók helyett nézzük inkább az ökölszabályokat. A szó eredeti jelentése a műhely, gyakorlatilag egy adott szobát, vagy épület jelent, amely mindent biztosít a gyártott vagy javított termék megmunkálására. Ebből következik, hogy itt létre is kell hozni valamit. Üzleti környezetben a materiális termék helyett jellemzően egy bitkupac jön létre, wordben, ppt-ben, javarészt elektronikusan. Célja lehet egy probléma, konfliktus megoldása, döntés előkészítése, koncepció, stratégia, jövőkép alkotása, kidolgozása, csiszolgatása, a végeredmény azonban jellemzően írott anyag.

Könnyű összetéveszteni – sokan meg is teszik - a tréningekkel, előadásokkal, amikről már írtam, pedig a kettő nem ugyanaz, olyan, mintha az almát a körtével hasonlítanánk. Vannak hasonlóságok, mindkettő csoportokkal történik, mindkettőt vezeti valaki, de rengeteg különbség is van köztük. A legfontosabb az, hogy

a workshop nem a tudásátadásról, tanításról, fejlesztésről szól.

Nincs baj azzal, ha Éva és Gábor rendezvényt szerveznek, a vélt, vagy valós tudás átadása mások számára nagyszerű dolog, tanítani a világ egyik legjobb dolga,

de a workshop az, amikor a tudás nem egyvalaki fejében van, hanem a csapatban szétszórva, és jó módszertanokkal, facilitálva, (a beszélgetést, folyamatot irányítva, támogatva) ebből valami új jön létre, amit utána le is írunk.

A workshop – üzleti környezetben – elsősorban feladat- és problémamegoldó módszertan. Nem az, amikor valaki odaáll a flipchart tábla mellé, ránéz a kollégáira és azt mondja nekik, hogy na, kedves kollégák, jöhetnek az ötletek. Majd egyre türelmetlenebbül és mérgesebben áll ott, mert vagy semmilyen, vagy semmitmondó ötletek jönnek. A workshopok intenzív, jó esetben hihetetlenül hasznos, energizáló és inspiráló események tudnak lenni, csak be kell tartani a szabályait.

Ökölszabályok workshopok esetében

• Az összejövetelnek kimondott és jól definiált célja van, ami mérhető: könnyű eldönteni, sikeres, vagy sikertelen-e. Csak úgy nem beszélgetünk, arra ott a kávézó, a workshopnak írott eredménye és célja van. Ezeket előre meghirdetjük, e-mailben kiküldjük.
  
• Megfelelő időpontban, megfelelő személyekkel, szigorú időkeretben zajlik. Pontosan meg kell határozni kiket, honnan, miért hívunk, nem szerencsés, ha kiszámíthatatlan kompetenciákkal rendelkező, kétséges motivációval bíró személyek alkotják a csoportot. Nem az jön, aki akar – az jön, aki kell. Fontosak a nézőpontok, a kompetenciák, a hierarchiában elfoglalt hely, a motiváció, a csapat szakszerű összeállítása kritikus a siker szempontjából.
  
• A workshop nem ad át tudást, nem fejleszt kompetenciát, sok esetben tanult szakmai ismeretek szükségesek a részvételhez, és bizonyos esetben a vezetéshez is – a workshop vezetője könnyen bajba kerülhet, ha nem érti az elhangzott szakkifejezéseket – alapismeret kell, a workshop vezetési készségek elengedhetetlenek. Nem való mindenkinek.
  
• Az eredményért a résztvevők felelnek – a tudást ők pakolják be a nagy közösbe, nem a vezető mondja meg, mi a helyes, hanem a válogatott csapat a saját tapasztalatát felhasználva dolgozik. Ha a csapat nem tesz bele eleget, a vezető egyedül nem tud eredményt elérni. No pain, no gain, kár szépíteni.
  
• Valaki vezeti a jegyzőkönyvet. Optimális esetben nem az, aki a workshopot, de leírja mi történik és a befejezéssel egy időben írásban rögzíti az eredményeket, amit utána a megfelelő helyre lehet küldeni.

Workshopok esetében is vannak hibrid megoldások, a holisztikus szemlélet megengedő ebben a tekintetben – lehet keverni a módszertanokat, workshopba tréningelemeket tenni, adott esetben team coaching blokkokat tartani, de az ökölszabályokat nem szabad megszegni, mert fájóan pofára lehet esni.

Workshopokat akkor tartsunk, amikor helyzet van, elakadás, probléma, kihívás, és azt valahogyan meg kell oldani. Amikor a fókusz a megoldáson, a stratégián, a hogyan továbbon van és nem azon, hogy ki tud hosszabb e-mail kígyót írni és a felelősséggel, feladatokkal ping-pongozni. Amikor tudunk és merünk megfelelő embereket egy asztal köré ültetni, amikor nem félünk a véleménykülönbségektől, a felmerülő konfliktusoktól, amikor vagyunk annyira bátrak, hogy a felszín kapargatása helyett feltegyük a csizmát az asztalra annak érdekében, hogy végre egyről a kettőre tudjunk lépni.

Mikor tartson Éva és Gábor workshopot? 

Éva akkor, ha teszem fel, még nincs készen a kártyája, elakadt, és az előrehaladáshoz szakértők, kulcsemberek segítségét kéri, vagy már megvan a termék, de még nem tudja, miként lépjen vele piacra – ilyenkor Évának nem célszerű ott bemutatnia a kártyáját, a meghívó, célokat kijelölő levél mellett előre el kellene küldenie a paklit, annak dokumentációját, hogy a résztvevők felkészülhessenek belőle és az érdemi kérdésekre tudjanak fókuszálni. Gábor esetében ugyanez a helyzet: a fentiek alapján könnyű belátni, miért nem workshopot fog tartani. Ha ezt tenné, akkor nem az jönne el, aki fizet érte, hanem akit meghívnak, aki adott, optimális esetben különböző szakmai nézőponttal rendelkezik, előre meghatározott tudással, készséggel bír, tud és akar azért dolgozni, hogy a cél felé vezető utat a csapat közösen találja meg.

Éva és Gábor másokat inspirálni, fejleszteni akarnak. Ezt fontos értékelnünk, az ember egyik legjobb tulajdonságának tartom azt, ha a saját tudását képes és hajlandó megosztani másokkal. Jól teszik, ha ezért pénzt kérnek. De a rendezvényüket hívhatjuk termékbemutatónak, előadásnak, adott esetben tréningnek is, de workshopnak nem – mert ott nem elő, vagy eladunk, fejlesztünk, hanem a maga nemes egyszerűségében kőkeményen dolgozunk. Szerencsés esetben olyan keményen, ahogyan Éva és Gábor tették, hogy létrehozhassák azt a bizonyos facebook eventet.

A témát még folytatom azzal, hogy lehet jól ilyet szervezni, illetve hogyan lehet jól levezetni.